Een audit is een onderzoek naar het functioneren van een bedrijf aan de hand van een kwaliteitsnorm. Dit onderzoek kan gedaan worden naar het bedrijf als geheel, of naar specifieke afdelingen ervan. Indien een audit binnen de voedingsmiddelenindustrie negatiever uitvalt dan verwacht kan dit gevolgen hebben voor de voedselveiligheid en het klantvertrouwen. Audits kunnen er zo voor zorgen dat het beoordelingsniveau van een kwaliteitssysteem en het daarmee het certificaat daalt of stijgt. In sommige gevallen worden certificaten niet meer verlengd. Door minimaal aan de basiselementen te voldoen kunnen bedrijven een auditbeoordeling positief beïnvloeden.

Soorten audits

In de voedingsmiddelenindustrie vinden er drie soorten audits plaats: de eerste, tweede en derde partij audit. De eerste partij audit wordt uitgevoerd door een medewerker van het bedrijf. Bij een tweede partij audit voert een medewerker van een bedrijf een toetsing uit bij de leverancier. Tot slot is er de derde partij audit, waarbij er een toetsing uitgevoerd wordt door een onafhankelijke derde persoon, bijvoorbeeld afkomstig van een certificerende instelling.

Alle bovenstaande audits kunnen negatiever uitvallen dan verwacht. Bij de eerste partij audit heeft dit geen gevolgen voor buiten het bedrijf. De afwijkingen worden tijdig ontdekt en kunnen gecorrigeerd worden voordat er gevolgen zijn voor producten of certificaten. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld extra training volgen. Tweede partij audits kunnen gevolgen hebben voor de leverancier. Deze zal mogelijk aanpassingen moeten doorvoeren, eventueel kan er gekeken worden naar een alternatieve leverancier. Een derde partij audit kan gevolgen hebben voor het bedrijf. Bij de laatstgenoemde auditsoort kan dit namelijk betekenen dat het niveau van het vorige certificaat niet wordt behaald of dat er helemaal geen certificaat volgt.

Degradatie

Een degradatie als gevolg van een derde partij audit kan gevolgen hebben voor zowel klanten van het bedrijf als interne partijen.

Klanten
In contracten tussen klanten en bedrijven kan een bepaald niveau van het bedrijf worden geëist. Klanten willen dit terugzien op het certificaat. Wanneer een bedrijf dit niveau niet (meer) haalt, dienen klanten hierover geïnformeerd te worden. Een slecht auditresultaat kan zo het klantvertrouwen negatief beïnvloeden.

Interne gevolgen
Degradatie kan ook intern gevolgen hebben. (Productie)medewerkers kunnen door een slechte uitkomst bijvoorbeeld gedemotiveerd raken, zeker wanneer gedane inspanningen niet terug te zien zijn in het auditresultaat.

Oplossing
Vrijwel ieder bedrijf dat een degradatie meemaakt, wil in het daaropvolgende jaar een beter resultaat behalen. Het is ongebruikelijk om een audit tussentijds opnieuw uit te laten voeren. Hoewel dit wel mogelijk is, leert de praktijk echter dat de tussenliggende tijd hard nodig is om verbeteringen door te voeren. Men zal tussen de laatste en de volgende audit moeten zorgen dat het voedselveiligheidsniveau stijgt in het gehele bedrijf. Tijdens een derde partij audit komen namelijk alle afdelingen aan bod, deze dienen allemaal een bijdrage te leveren aan voedselveiligheid en daarmee ook aan het behalen van het certificaat. Het is daarom belangrijk dat een bedrijf goed onderzoekt op welke afdelingen de knelpunten zitten en dat het er de tijd, energie en middelen in steekt om deze punten te optimaliseren voor de volgende audit. Bijvoorbeeld door het personeel extra te trainen en hen te toetsen op de beheersing van de vereiste kennis. Een eerste partij audit kan hierbij bruikbaar zijn.

Audit niet behalen

Ernstiger is het als het certificaat van een bedrijf wordt ingetrokken of niet wordt verlengd bij een derde partij audit. Dit kan grote gevolgen hebben voor het bedrijf, zowel met betrekking tot het klantenbestand, de medewerkers van het bedrijf als het gehele functioneren van het bedrijf.

Klanten
Klanten kunnen bepaalde eisen aan productiebedrijven stellen.
Het vertrouwen van de klant over de kwaliteit en de voedselveiligheid van de afgenomen producten kan gedaald zijn door het niet behalen van het certificaat. De kans bestaat dat de klanten nu meer audits (3de audit) willen uitvoeren binnen het bedrijf. Dit kost extra tijd voor het bedrijf.

Interne gevolgen
(Productie)medewerkers kunnen teleur gesteld zijn dat het certificaat niet behaald is, waardoor zij niet meer gemotiveerd zijn. Belangrijk na het niet behalen van dit certificaat is dat alle neuzen dezelfde kant op dienen te staan om wel weer een certificaat te behalen.

Oplossing
Bij het niet behalen van de derde partij audit, dient een bedrijf diverse stappen te nemen om het certificaat in de toekomst wel te behalen. Ten eerste is het belangrijk om te achterhalen waarom minors of majors tot stand gekomen zijn. Hierbij wordt nagegaan welke factoren een rol hebben gespeeld bij deze minor of major, en worden er stappen genomen voor verbetering. Indien klanten een GFSI-certificaat eisen, is het zaak om het bedrijf weer te certificeren. Daarom dient er zo snel mogelijk een hercertificering gepland te worden. Belangrijk bij hercertificering is dat het bedrijf zo snel mogelijk gereed is voor dit proces.

Een slecht auditresultaat voorkomen

Geen enkel bedrijf zit te wachten op een slecht auditresultaat. Met de volgende basiselementen ben je al een eind op weg:

1. Zorg ervoor dat iedereen binnen het bedrijf weet wat voedselveiligheid is en welke rol zij daarin spelen. Trainingen zijn hierbij een waardevolle toevoeging.
2. Iedereen in het bedrijf dient te weten voor welke norm het bedrijf wil certificeren of al gecertificeerd is. De normregels moeten bij het personeel bekend zijn.
3. Het belang van de kwaliteitsafdeling wordt erkend. De kwaliteitsafdeling beschikt daarnaast over gekwalificeerd personeel.
4. Blijf altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van voedselveiligheid in de bedrijfsspecifieke branche.

Deze basiselementen kunnen door het bedrijf zelf in orde worden gemaakt, of met behulp van een externe partij.

[cta id=’2590′]